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时间:2010-01-18 15:09 作者:刘焕东

OA系统规范医疗办公流程与界面设置

    [导读]OA系统作为医院信息系统(HIS)的一个组成部分,从开始到现在,已经发展到第三代了,从第一代的“以数据处理为中心”,到第二代“以工作流为中心”,再到第三代OA系统建立在组织平台之上,越来越倾向围绕提高整个医院业务流的运作效率。

    标签:北京大学第一医院OA系统

    “过去的许多年中,很多医院都做过OA系统,但做到后来大多做不下去了。我们医院的OA系统可以说是北京地区医院中对OA运作的最好的一家。”北京大学第一医院信息中心主任马靖翔自豪地告诉记者。

    “以实用为主”

    OA系统作为医院信息系统(HIS)的一个组成部分,从开始到现在,已经发展到第三代了,从第一代的“以数据处理为中心”,到第二代“以工作流为中心”,再到第三代OA系统建立在组织平台之上,越来越倾向围绕提高整个医院业务流的运作效率,进而提高医院的核心竞争力而展开,而不是进行简单的文件处理和单纯的行政事务处理。但是,无论怎样的围绕医疗业务来做OA,如果不是以“实用”为出发点,那么这个OA的发展方向最终会走向失败。

    让领导参与进来

    结合自己的实际经验,马靖翔主任介绍说,OA系统不像其它业务系统在医院中显得那么至关重要,做起业务处理来,也不像其他业务流程一样规范。由此,在实施OA的过程中,决策部门便会感觉实施OA的意义不大,进而产生疑惑——还有没有实施OA的必要?从而导致医院的OA难以推行下去,信息部门的人就会面临很大压力。但如果有领导亲自参与到OA的使用中,让他亲身感受到OA系统的便利和便捷性,那么,OA系统的推进就不再是难题了。马靖翔表示,北京大学第一医院的领导们即使是远在国外,也可以随时访问该院的办公自动化系统,即时掌握相关信息,从而有效实现了移动办公。大多数医院领导使用OA系统时,最重要的无非是审批,把一些领导常用的审批用语通过系统管理员录入到OA系统中,领导们只需要点一下鼠标即可轻松进行审批工作。有了这样一些人性化的措施,有了决策领导的亲自参与,让他们感觉到OA的实用性,领导们对OA系统的抵触心里自然会减少,从而在一定程度上降低了OA系统的推广难度。

    “粘着度”决定实用程度

    市场上虽然有许多医院OA软件,但由于厂商对医院用户的需求理解不够深刻,大多只注重实现用户常用的一些功能,比如电子文档、报表等,与其它软件通信、共享困难,与医院这个较为复杂的“企业”的真正需求相距较远,很少能满足医院用户个性化的需要。放眼国内医院的信息化建设中,大部分OA的粘着度(即用户对系统的依赖程度)不高,甚至不具备粘着度,而实际上医院的信息部门在推广OA系统时,无论对用户需求考虑的多么全面,如果没有各部门用户的积极配合,最终的结果便是仍有很多事情无法在OA系统上实现和处理。因此,“要提高OA的粘着度,就一定要让各部门密切配合,发现问题及时给予修正,这样,用户对OA 的粘着度才会越来越强,OA的实用性才能得以体现。”

    界面设置友好

    优秀的应用程序都有一个共同特点,那就是“界面设置友好”。北京大学第一医院对OA系统的模块进行了综合设置,不仅能够处理医院日常的行政办公业务,人事信息也可以一一导入,最受用户们欢迎的是该院的OA系统还导入了医院员工的工资、奖等个人财务信息,“当一个系统与个人的经济利益密切相关时,对用户的吸引力就会大大增强,向下推行自然不难。这也就是我们所说的‘界面友好’,”马靖翔说。

    应用效果显著

    近年来,在北京大学第一医院信息化建设的过程中,职能部门对计算机应用的需求不断提高。在实施OA的进程中,医院领导给予了高度重视,大多能够通过电子邮件等发布的信息就不再使用打印机打印。在医院的OA系统投入运行后,通过电子化实现了大多数文档的管理、传递和审批。通过提供电子邮件等灵活的交流方式,加强了员工与员工之间,员工与管理者之间以及管理者与管理者之间的交流和沟通,增强了整个医院的向心力和凝聚力。在使医院的文员队伍应用办公软件的技术水平提高的同时,也为医院节约了大量的纸张,大大减少了打印设备的损耗,为建设节约型的和谐医院起到了重要作用。

    规范化的办公流程

    办公自动化是以计算机网络为平台、电子技术为基础构成的人机信息系统,是在行政管理信息化的基础上产生的,是办公事务处理的自动化。通过OA系统的实施,促进了医院工作人员办公过程的规范化。公文、档案、会议、报告、报表、请示、审批、日程安排等通用办公事务都依据现有的业务处理要求,形成了标准和规范化的计算机流程处理,由此实现医院办公网络化、信息化,提高了业务处理能力和工作效率,使得医院的管理进一步科学化。

    自动快速的信息传输和获取公文、报表、报告、日程安排等传输都由OA系统自动完成,相关领导或部门只需要进行简单的点击操作,即可完成相应的工作,进一步全面掌握各项业务的状态。自动化的信息传输解除了打印、排版、签字等繁杂的过程,减少了信息传输时的时间损耗。通过网络,医院员工在工作中的沟通与协作更为方便快捷,消除了时间与空间上的障碍。以前需要很长时间才能查询到的信息,现在只需点击鼠标,极短的时间内即可获取。

    科学化的医院管理

    (¹)跟上了医改步伐:进入²¹世纪,医改的呼声越来越高,随着各项医改体制的出台,医院的机构改革成为医改的重要目标之一,如何提高办公效率成为医院机构改革的一个重要课题。在科技兴院、创新强院、提高效率、加强管理的强烈呼吁下,利用信息化,利用OA改造和精简机构人员,使管理日趋优化成为医院发展的一个趋势。在此形势下,传统的手工处理方式,文件、报表的打印等信息传递方式已经不能满足现阶段医院发展的需要,决策部门(或领导)迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现医院的信息化,从而加快整个医院内部的信息流通和有效利用,OA 的应用需求日益紧迫。

    (²)支持了管理层的决策:在信息时代,行政管理必须与信息管理密切结合,决策是信息执行的平台,信息是决策的基础,没有全面、准确的信息作支撑,就不会有科学的、合理的决策。与传统的手工办公模式相比,OA的优点十分明显,在提供大量的具体数据和进行模拟分析的同时,管理者还能通过互联网及时与有关人员进行分析研究,科学地实施决策。OA的使用加强了医院管理者防御风险的能力,提高了信息快速控制能力。对于日理万机的医院管理者们来说,OA的实施无疑增强了他们对多类别、大容量信息的采集和整合能力。北京大学第一医院也正是通过现代化的OA系统决策功能,优化了医院内部的资源配置;加强了管理层对医院内部现有资源和信息的及时准确地掌握,加强了医院各部门之间、各部门内部人员之间的信息交流,使各种信息得以充分处理。

    (³)提高了医院工作人员的整体素质:OA实施的首要条件就是要用计算机等先进设备处理大量冗繁的工作,这就要求在竞争日益激烈的医院中,工作人员必须学会和掌握基本的计算机及网络技术的知识,OA不但提高了医院工作人员的计算机应用技能,也为各医院建设数字化医院打下了坚实基础。实施办公自动化后,节省了工作人员的大量时间,为他们将来进一步学习相关业务知识或深造,集中精力研究新问题提供了必要条件。

    在医院里面推行OA系统永远没有尽头,就像医生诊治疾病一样,是一个不断发展,不断创新的业务实践。据马靖翔主任介绍,OA系统在医院行政办公中发挥了重要作用,已经成为北京大学第一医院职能部门日常办公中不可或缺的重要手段和工具。未来将在现有的OA模块基础上,再添加上视频会议系统,尽可能的将各类信息资源组织融入到现有的OA系统中,使医院的工作人员办公更加方便快捷,满足医院的人本化管理需求。在充分利用现有资源的同时,使OA发挥更大的效益。

     

    【责任编辑:钢铁小喷侠 ÞEL:(0¹0)68476606】

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